Sistema de Gestión Documental para PYMES y MIPYMES

Sistema de Gestión Documental con múltiples funcionalidades, basado en web y diseñado para MIPYMES Micro, pequeñas y medianas empresas (PYMES).

Útil para compañías que deseen mantener su documentación en un repositorio centralizado.

FUNCIONALIDADES

1. Check in y Check out de archivos. Proporciona control de concurrencia, es decir que dos personas no puedan actualizar el mismo alrchivo al tiempo.

2. Motor de Búsqueda. Búsqueda por palabras claves para localizar documentos rápidamente.

3. Múltiples Usuarios, Dependencias y Categorías de documentos. El sistema permite un número ilimitado de esos elementos.

4. Moderación de Documentos (Flujo). Permite habilitar un proceso de revisión para autorizar o rechazar documentos para incorporar en el sistema.

5. Notificación vía email sobre algunos eventos como creación de nuevos documentos.

6. Control de Acceso Granular. Capacidad para controlar permisos de lectura, escritura, administración, y prohibición de acceso, para documentos basados en usuarios, grupos o ambos.

7. Historial de Documentos. Proporciona historial de acciones realizadas sobre un documento en partiucular.

8. Usuarios Administradores. Cada instalación puede tener cualquier número de administradores quienes pueden crear usuarios, categorías, etc y un Super Usuario que puede hacer de todo.

9. Múltiples Versiones de un Documento. En lugar de sobreescribir un documento cuando una versión es actualizada, el sistema provee que las versiones antiguas queden almacenadas permitiendo un seguimiento.

10. Función de archivado para documentos eliminados. Los archivos que se eliminan se colocan en un estado "archivado" y se pueden dejar allí, sin archivar, o eliminar permanentemente.

11. Marcadores de URL. El usuario puede marcar una página del sistema y enviarla por correo electrónico a un compañero de trabajo, etc.

12. Ruta deNavegación. A medida que el usuario navega por el sistema, se generan enlaces de navegación para ayudarle a devolverse.

13. Expiración de Documentos. Los documentos pueden expirar automáticamente después de un periodo definido. La acción de expiración puede resultar en una de estas: Remover el documento de la lista hasta que sea renovado o actualizado, desplegar el documento en la lista pero bloqueado, Enviar un email al revisor, o simplemente no hacer nada.

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Soporte legal para Colombia: Resolución 8934 de 2014. Y la resolución No. 723 de 2015 que modifica la 8934. Superintendencia de Industria y Comercio.